ADR is overtuigd: ICT-stagiairs zorgen voor instroom en innovatie

Nederland heeft te maken met een tekort aan ICT-personeel. Als organisatie moet je voor het werven van nieuw ICT-personeel tegenwoordig creatief zijn en niet alleen de gebaande paden bewandelen. Een organisatie die hier werk van heeft gemaakt, is de Auditdienst Rijk (ADR). Bart de Jongh, Sectormanager IT-Audit, en Ruurdje Procee, IT-auditor en stagecoördinator, vertellen waarom en hoe zij de in- en doorstroom van ICT-stagiairs belangrijk hebben gemaakt binnen de ADR en welke rol Rijks ICT-Stage hierin speelt.

Waarom zijn jullie begonnen met het aantrekken van ICT-stagiairs?

Bart: ‘Twee jaar geleden hebben wij ons personeelsbestand geanalyseerd en dit afgezet tegen ons ondernemingsplan en de strategische doelstellingen. Hiermee maakten we een nieuw strategisch personeelsplan. Dankzij deze analyse constateerden we dat we op basis van natuurlijk verloop en AOW-gerechtigde leeftijd aanzienlijk moesten investeren in werving en behoud van personeel. Als je jezelf met het werven dan beperkt tot simpelweg het uitzetten van vacatures, dan kom je er niet. Eigenlijk moet je alle manieren om te komen aan goed I-personeel verkennen. Stages zijn daar een logisch onderdeel van. Bovendien merkten we dat de uitstroomcijfers fors lager zijn bij stagiairs die instromen, doordat zij tijdens hun stage al ontdekten wat werken bij de ADR inhoudt. Je kunt een stage eigenlijk zien als proefperiode: voordat de stagiair in dienst treedt, weten beide partijen al wat ze aan elkaar hebben. Hierdoor is het risico laag, zowel voor de student als de ADR.

Ruurdje Procee en Bart de Jongh

We zijn ook tot de conclusie gekomen dat het een-op-een vervangen van uitstromend personeel je beperkt in de doorgroeimogelijkheden van het zittende personeel en degelijke kennisoverdracht. Daarom zijn we van onderaf nieuw personeel aan gaan trekken dat zelf nieuwe kennis inbrengt en bereid is om te leren van de seniors, en zijn ICT-stagiairs nu een vast onderdeel van de strategie. Vervolgens willen we zowel stagiairs als vaste medewerkers die de ambitie hebben om door te groeien, hier de ruimte voor bieden. Je kunt hier bijvoorbeeld binnenkomen als ICT-stagiair, vervolgens IT-Audittrainee worden, daarna in dienst komen als junior en uiteindelijk verder ontwikkelen tot senior die eigen projecten draait.’

Waarom hebben jullie stageplekken belangrijk gemaakt binnen de ADR?

Bart: ‘Vanuit de directie bepalen we jaarlijks een target voor instroom van personeel en daarmee ook voor stagiairs. Binnen IT-Audit hadden we eerst geen stagiairs. In mijn enthousiasme heb ik eens tegen Ruurdje gezegd: “doe er maar 10!”. Naast het feit dat Ruurdje er toen voor heeft gezorgd dat er 14 stagiairs bij ons rondliepen, heeft ze daarna gezorgd voor een structurele instroom van goede stagiairs. Hierdoor behalen we een aardig percentage van ons instroomtarget, dus het is gewoon slim om te doen. Daarnaast zorgen studenten voor innovatie. Dagelijks zijn we hier aan het rennen, hollen en springen en daardoor verlies je soms de tijd om producten te innoveren of automatiseren. Dat is zonde. Een stagiair is dan de ideale collega om dergelijke vraagstukken te verkennen. Dan heb je voor redelijk lage kosten serieuze innovatieve capaciteit.’  

Hoe hebben jullie onder collega’s draagvlak voor stages gecreëerd?

Ruurdje: ‘Een vooroordeel over stagiairs binnen onze organisatie was de grote hoeveelheid begeleidingstijd die het zou kosten. Het is jammer dat dit vaak wordt overschat. Daarom zijn we het gewoon gaan meten en wat blijkt: het kost gemiddeld maar 2 uur per week. Dat relativeert enorm! We hebben onze collega’s laten inzien dat het begeleiden van een stagiair heel leuk kan zijn. Daarnaast is het een goede manier om kennis te maken met het aansturen en begeleiden van mensen, wat een positief effect heeft op de persoonlijke ontwikkeling van de begeleider.

‘Begeleiding van een stagiair kost gemiddeld maar 2 uur per week’

Onze collega’s raakten vooral op inhoudelijk vlak overtuigd van het nieuwe stagebeleid: het zijn stage-opdrachten waar de begeleider zelf baat bij heeft. Het werk van de student draagt dan ook direct bij aan een vraagstuk of behoefte vanuit het team. Daarnaast helpt het dat we onderhand een aantal succesverhalen hebben en daardoor zichtbaar is dat ICT-stagiairs een serieuze inhoudelijke bijdrage kunnen leveren. Zo heeft recent een stagiair door middel van het slim toepassen van textmining een oplossing bedacht om geautomatiseerd foute financiële transacties op te sporen. En dit is slechts één voorbeeld van producten die afgelopen jaar ontwikkeld zijn door stagiairs en nu organisatiebreed toegepast worden in audits.’

Wat zijn jullie ervaringen met Rijks ICT-Stage?

Ruurdje: ‘Rijks ICT-Stage organiseert eens in de zoveel tijd meetups waarbij we laagdrempelig in gesprek gaan met studenten die een ICT-stage zoeken. Als we een afstudeeropdracht hebben liggen, ben ik vrijwel altijd samen met een ex-stagiair of trainee aanwezig. Ik vind het namelijk erg fijn om de studenten face-to-face te spreken, omdat je al snel doorhebt of het iemand is waarmee je verder in gesprek wilt gaan of niet. Ook vind ik het handig dat Rijks ICT-Stage periodiek cv’s van stagezoekers rondstuurt. Daar kan ik de krenten uit pikken en hen uitnodigen voor een gesprek. Dat is heel fijn.’ Bart voegt hieraan toe: ‘Mijn complimenten aan het Rijks ICT-Stagebureau. Van de ICT-stagiairs die we hebben gehad, waren er 8 van de 14 afkomstig van het Rijks ICT-Stagebureau en dit waren stuk voor stuk kwalitatief goede stagiairs.’ 

‘ICT-stagiairs zorgen voor energie, innovatie en het risico is laag. Waarom zou je het niet doen?’

Hebben jullie nog tips voor andere rijksorganisaties die misschien met ICT-stagiairs willen gaan werken?

Ruurdje: ‘Het is echt belangrijk om de opdracht van tevoren duidelijk te hebben. Studenten weten vaak zelf niet wat ze precies willen en een sollicitatiegesprek kan dan moeilijk lopen. Je kunt dan beter iets te bieden hebben. Hier heb je zelf uiteindelijk ook veel aan.’ Bart vult dit aan: ‘Zorg er als organisatie voor dat je de begeleiding maximaal faciliteert. Dit is voor zowel de organisatie als de stagiair goed. En ik zou zeggen: niet twijfelen, gewoon doen! ICT-stagiairs zorgen voor energie, instroom, innovatie en het risico is laag. Eigenlijk kan ik hem beter omdraaien: Waarom zou je het niet doen?’

Interesse in een ICT-stagiair als toevoeging aan jouw team? Neem dan contact met ons op via ICTstagebureau@rijksoverheid.nl.